Wie Sie das Beste aus Ihrem hybriden Event herausholen

Written By Luisa Pfleiderer (Super Administrator)

Updated at May 12th, 2022

Das Konzept



Die Idee der hybriden Lösung ist es, Veranstaltern die Möglichkeit zu geben, von den Vorteilen der Online-Features zu profitieren, während  den Ausstellern und Teilnehmern zu ermöglichen sich persönlich vor Ort treffen zu können. Diese Lösung bietet sowohl für Recruiter als auch für Kandidaten grenzenlose Möglichkeiten der Online- und der physischen Anwesenheit und vereint somit das Beste aus beiden Welten.

Als Organisator einer hybriden Veranstaltung können Sie und Ihre Aussteller bei der Gestaltung von Breakout-Räumen und Präsentationen kreativer vorgehen. Sie können diese beispielsweise online über das übliche Zoom-Setup ausrichten, haben aber die Möglichkeit ein professionelles Setup mit besserer Kamera und Mikrofon zu wählen,  da ihre Referenten nicht mehr an ihr zu Hause gebunden sind.  Bei hybriden Veranstaltungen können die Redner ein online als auch physischisches Publikum erreichen und so dynamische Interaktionsmöglichkeiten schaffen.

Sie können sich ebenso dafür entscheiden, Ihre Veranstaltung auf mehrere Tage zu verteilen. Sie könnten z.B. einen Tag präsenz durchführen, sodass Aussteller und Kandidaten sich persönlich am physischen Stand kennenlernen können. Den nächsten Tag könnten Sie dann online stattfinden lassen. So können Sie den Teilnehmern und Recruitern die Möglichkeit geben ihre Gespräche virtuell fortzusetzen. Zudem können die Kandidaten über die Veranstaltungsplattform die Stände der Aussteller weiter erkunden sowie sich auf Stellen bewerben.



Erhöhte Flexibilität für Aussteller


Aussteller können den digitalen Bereich der Plattform in unterschiedlichem Umfang nutzen. Während es möglich ist, die Anwesenheit während der Veranstaltung auf nur online oder nur physisch zu beschränken, ist es auch möglich, beide Veranstaltungsorte gleichzeitig in unterschiedlicher Intensität zu nutzen.


Wir empfehlen, dass jeder Aussteller, der an der Veranstaltung teilnimmt, mindestens mit einem Online-Stand präsent ist. Auf diese Weise können sie Informationen, Jobs und visuelle Inhalte über ihren Online-Stand teilen, allerdings persönlich mit den Teilnehmern interagieren. In diesem Artikel können Sie mehr darüber lesen warum es sich für Aussteller lohnt einen Online-Stand einzurichten.


Jeder Aussteller kann eigenständig entscheiden, wie er verschiedene digitale Features in seinen Auftritt einbinden möchte. Es ist beispielsweise möglich, den Chat zu aktivieren oder zu deaktivieren sowie 1:1-Gespräche und Breakout-Rooms online, offline oder hybrid einzurichten. Erfahren Sie hier mehr über die Möglichkeiten der Aussteller.



Die „Graduateland Events“-App für Teilnehmer

Kandidaten, die an der Veranstaltung in präsenz teilnehmen, können die App anstelle eines Computers verwenden, um auf den virtuellen Veranstaltungsort zuzugreifen. Über die App können sie z.B. Live-Präsentationen streamen, chatten, Videoanrufe durchführen oder ihr Profil mit den Unternehmen teilen. 

Wenn ein Kandidat beabsichtigt zu 100% online teilzunehmen, empfehlen wir jedoch einen Computer oder Laptop für eine bestmögliche Erfahrung zu verwenden.

Beispiele wie Kandidaten, die in präsenz an der Veranstaltung teilnehmen die App nutzen können:

  • Sie können sich die Online-Inhalte der verschiedenen Unternehmen ansehen. Durch Scannen der QR-Codes der Aussteller können sie die Inhalte des jeweiligen Unternehmens leicht finden. 
  • Sie können sich für die Veranstaltung anmelden und den Organisatoren mitteilen, ob sie die Veranstaltung physisch oder online besuchen werden. 
  • Sie können sich den Plan des Veranstaltungsortes ansehen, um herauszufinden, wo sich die Stände der verschiedenen Personalvermittler befinden. 
  • Sie können mit den Unternehmen chatten und sich mit diesen vernetzten. Wenn die Schlange vor einem bestimmten Stand zu lang ist, können sie sich online mit dem Unternehmen in Verbindung setzen, anstatt 20 Minuten zu warten, bis sie an der Reihe sind. Über den Chat können sie den Unternehmen mitzuteilen, dass sie gerne mit ihnen sprechen würden oder direkt ein 1:1-Gespräch buchen. Diese Gespräche können von den Unternehmen entweder als physische oder virtuelle Gespräche angeboten werden. 
  • Sie können ihr Profil bearbeiten. 

Teilnehmer können die App im App Store oder bei Google Play herunterladen. Nach dem Download können sie sich mit denselben Daten wie bei der Browserversion in der App anmelden, um Zugang zum Veranstaltungsbereich zu erhalten.


Offline- und Online-Veranstaltungsort über QR-Codes verbinden

1. Event-QR-Codes für Sie als Veranstalter

Über den Button „Event QR-Code anzeigen“ in der Veranstaltungsübersicht können Sie einen QR- Code aufrufen und diesen an Ihrem physischen Veranstaltungsort promotenl, damit die Teilnehmer auf den Online-Teil der Veranstaltung zugreifen können. Wenn die Teilnehmern den QR-Code mit ihrem Mobilgerät scannen, werden sie zu Ihrer Veranstaltung weitergeleitet.

Wir empfehlen dringend, den QR-Code an verschiedenen Stellen des physischen Veranstaltungsortes (z.B. am Eingang) zu platzieren, um den Online-Bereich der Veranstaltung aktiv zu bewerben.


2. Stand-QR-Codes für Ihre Aussteller

Jeder Aussteller hat über den Tab "Standeinstellungen" Zugriff auf einen individuellen Stand-QR-Code. Auf diese Weise können sie den QR-Code den Kandidaten am physischen Veranstaltungsort leicht  vorzeigen. Kandidaten, die ihren Stand persönlich besuchen, können dann den Code mit ihrem Mobilgerät scannen und auf den Online-Stand zugreifen, um die Stellenangebote zu sehen und virtuell mit den Personalvermittlern in Kontakt zu treten.

Lesen Sie hier mehr über hybride Events aus Ausstellersicht. 


Tipps und Best Practices

Abschließend möchten wir Ihnen finale Tipps und Best Practices für die Organisation eines Hybrid-Events mitgeben:

  • Legen Sie klare Verantwortlichkeiten fest. Die Organisation einer hybriden Veranstaltung kann am Anfang überwältigend sein, da es sich anfühlt, als müsste man gleichzeitig eine physische und eine online Veranstaltung organisieren. Um dem entgegenzuwirken, empfehlen wir, klare Verantwortlichkeiten innerhalb des Veranstaltungsteams zu definieren (z. B. Person 1 ist der Hauptverantwortliche für den Online-Teil der Veranstaltung und Person 2 für den physischen Teil). Wir sind uns bewusst, dass beide Teile eng miteinander verbunden sind, aber die Verteilung von Verantwortlichkeiten kann helfen, sich zu konzentrieren und Stress abzubauen.


  • Kommunikation ist der Schlüssel zum Erfolg. Hybride Events sind ein neues Veranstaltungskonzept und wir können sehen, dass verschiedene Akteure im Veranstaltungsgeschäft unterschiedliche Vorstellungen und Wahrnehmungen darüber haben, was eine hybride Veranstaltung ist. Daher ist es wichtig, Ihre Vision mit den Stakeholder Ihrer Veranstaltung zu teilen, um klare Erwartungen zu formulieren und sicherzustellen, dass jeder weiß, was zu tun ist. Wenn Ihre Teilnehmer und Aussteller die Online- und Offline-Welt zu kombinieren wissen und verstehen, wie sie von virtuellen Features profitieren können, wenn sie physisch anwesend sind, können die besten Ergebnisse erzielt werden. Die folgenden Artikel können mit Ihren Ausstellern und Teilnehmern geteilt oder dazu verwendet werden, sich inspirieren zu lassen, was und wie kommuniziert werden soll:


  • Stellen Sie die QR-Codes am physischen Veranstaltungsort zur Verfügung. Die QR-Codes sind der Schlüssel zur Integration des Onlinebereiches in Ihre physische Veranstaltung. Diese am Veranstaltungsort leicht zugänglich zu machen, erinnert die Teilnehmer daher daran, die Online-Funktionen zu nutzen. Wir empfehlen, den Veranstaltungs-QR-Code am Eingang und die Stand-QR-Codes an jedem Stand anzubringen. Über den Button „Alle QR-Codes drucken“ in Ihrer Veranstaltungsübersicht können Sie alle QR-Codes auf einmal herunterladen.


  • Testen Sie das Setup für Live-Präsentationen vor der Veranstaltung (optional). Wenn Sie planen, Präsentationen, die am physischen Veranstaltungsort stattfinden, online zu streamen, empfehlen wir Ihnen dringend, das Setup vor dem Veranstaltungstag zu testen. So stellen Sie sicher, dass auch die online teilnehmenden Kandidaten eine gute Erfahrung haben.