Comment tirer le meilleur parti de votre événement hybride

Written By Luisa Pfleiderer (Super Administrator)

Updated at April 13th, 2022

Le concept



L'idée centrale de la solution hybride est de permettre aux organisateurs de bénéficier des avantages des fonctionnalités en ligne, tout en permettant aux exposants et aux participants de se rencontrer en personne dans un lieu physique. Cette solution offre des possibilités illimitées en matière de présence en ligne et physique pour les recruteurs et les candidats, et combine donc le meilleur des deux mondes.

En tant qu'organisateur d'un événement hybride, vous et vos exposants pouvez être plus créatifs avec vos salles de sous-commission et vos présentations. Par exemple, vous pouvez les héberger en ligne avec la configuration de zoom habituelle, mais comme vous n'êtes plus limité par les haut-parleurs à la maison, vous pouvez avoir une configuration plus professionnelle, avec une meilleure caméra et un meilleur microphone. Avec hybride, les haut-parleurs peuvent s'adresser aux personnes à la fois en ligne et physiquement présentes, créant des opportunités d'interaction dynamiques.

Vous pouvez également décider d'étaler votre événement sur plusieurs jours , en ayant un seul jour en personne, afin que les exposants et les candidats puissent se rencontrer en personne sur le stand physique, puis le lendemain peut avoir lieu en ligne pour continuer les discussions virtuellement et permettre aux étudiants de naviguer les étals plus longtemps, ainsi que pour postuler à des emplois.



Flexibilité accrue pour les exposants


Les exposants peuvent utiliser l'espace numérique de la plateforme à des degrés divers. S'il est possible de limiter la présence sur l'événement uniquement en ligne ou uniquement physiquement, il est également possible d'utiliser les deux simultanément à des degrés différents.


Nous recommandons que chaque exposant qui participe à l'événement soit au moins présent avec un stand en ligne. De cette façon, ils peuvent partager des informations, des emplois et du contenu visuel via leur stand en ligne, mais peuvent interagir avec les participants en personne. Vous pouvez en savoir plus sur les avantages de la mise en place d'un stand en ligne dans cet article .


De plus, chaque exposant peut décider comment inclure différentes fonctionnalités numériques. Il est, par exemple, possible d'activer ou de désactiver le chat ou de configurer des conversations 1:1 ou des salles de sous-commission en ligne, hors ligne ou hybrides. En savoir plus sur les exposants ici .



L'application "Graduateland Events" pour les participants

Les participants, qui assistent physiquement à l'événement , peuvent utiliser une application pour accéder au lieu virtuel au lieu d'un ordinateur. Ils peuvent utiliser l'application pour diffuser des présentations en direct, discuter, passer des appels vidéo, partager leur profil avec des entreprises, etc.

Si un participant assiste à l'événement 100% en ligne, nous vous recommandons d'utiliser un ordinateur pour la meilleure expérience.

Exemples de la façon dont les participants peuvent utiliser l'application lorsqu'ils assistent physiquement à l'événement :

  • Ils peuvent voir le contenu en ligne des différentes entreprises. En scannant les codes QR des exposants, ils peuvent facilement trouver le contenu de l'entreprise spécifique.
  • Ils peuvent s'inscrire à l'événement et faire savoir aux organisateurs s'ils participeront à l'événement physiquement ou en ligne.
  • Ils peuvent consulter le plan du lieu physique pour savoir où se situent les stands des différents recruteurs.
  • Ils peuvent discuter et se connecter avec des entreprises en ligne. S'il y a une longue file d'attente vers un stand spécifique, ils peuvent se connecter avec l'entreprise en ligne au lieu d'attendre 20 minutes pour leur tour. Ils peuvent utiliser le chat pour leur faire savoir qu'ils aimeraient leur parler quand ils ont le temps ou pour une conversation livre 1: 1. Ces conversations peuvent être configurées comme physiques ou virtuelles par les entreprises.
  • Modifiez son profil.

Les participants peuvent télécharger l'application dans l' App Store ou Google Play . Après le téléchargement, ils peuvent se connecter à l'application avec les mêmes informations que sur la version du navigateur pour accéder à la zone de l'événement.


Connecter le hors ligne au site en ligne via des codes QR

1. Codes QR d'événement pour vous en tant qu'organisateurs

En cliquant sur le bouton de la nouvelle page QR dans l'aperçu de l'événement, vous pourrez afficher le code QR sur votre site physique afin que les participants puissent facilement accéder à la partie en ligne de l'événement. Ils scannent simplement le code QR avec leur appareil mobile et sont redirigés vers votre événement.

Nous vous recommandons fortement de promouvoir le code QR à différents endroits du lieu physique (par exemple à l'entrée) pour promouvoir activement la section en ligne de l'événement.


2. Des codes QR de stand pour vos exposants

Chaque exposant aura accès à un code QR de stand individuel dans l'onglet des paramètres de son stand. Cela leur permettra d'afficher facilement le code QR aux candidats sur le lieu physique. Les candidats visitant leur stand en personne pourront ensuite scanner le code avec leur appareil mobile et accéder au stand en ligne pour voir les offres d'emploi et se connecter virtuellement avec les recruteurs.

En savoir plus sur la façon dont les exposants en font l'expérience ici .


Derniers conseils et meilleures pratiques

Pour terminer, nous voulons partager avec vous quelques derniers conseils et meilleures pratiques pour organiser un événement hybride :

  • Définissez des responsabilités claires. L'organisation d'un événement hybride peut être écrasante au début car vous avez l'impression de devoir penser à l'événement physique et au lieu en ligne en même temps. Pour résoudre ce problème, nous vous recommandons de définir des responsabilités claires au sein de l'équipe de l'événement (par exemple, la personne 1 est le principal responsable de la partie en ligne de l'événement et la personne 2 de la partie physique). Nous sommes conscients que les deux parties sont étroitement liées, mais la répartition des responsabilités peut aider à se concentrer et à évacuer le stress.


  • La communication est essentielle. Les événements hybrides sont un nouveau concept d'événement et nous pouvons voir que différents acteurs du secteur de l'événementiel ont des idées et des perceptions différentes sur ce qu'est un événement hybride. Il est donc important de partager votre vision avec les parties prenantes de votre événement afin de définir des attentes claires et de s'assurer que chacun sait quoi faire. Si vos participants et exposants savent comment combiner le monde en ligne et hors ligne et comprennent comment ils peuvent profiter des fonctionnalités virtuelles lorsqu'ils assistent physiquement, les meilleurs résultats peuvent être obtenus. Les articles suivants peuvent être partagés avec vos exposants et participants, ou peuvent être utilisés pour vous inspirer sur quoi et comment communiquer :


  • Rendez les codes QR disponibles sur le site physique. Les codes QR sont la clé pour intégrer le site en ligne à votre site physique. Par conséquent, les afficher sur l'espace physique de l'événement rappelle aux participants d'utiliser les fonctionnalités en ligne. Nous vous recommandons d'afficher le code QR de l'événement à l'entrée et les codes QR du stand à chaque stand. Vous pouvez utiliser le bouton "Imprimer tous les codes QR" dans l'aperçu de votre événement pour télécharger tous les codes QR en une seule fois.


  • Testez la configuration des présentations en direct avant l'événement (facultatif). Si vous prévoyez de diffuser en ligne des présentations qui se déroulent sur le site physique, nous vous recommandons fortement de tester la configuration - avant le jour de l'événement. De cette façon, vous pouvez vous assurer que les participants qui se joignent en ligne ont également une bonne expérience.